世界级的采购组织的采购行为已经远远超出了传统的采购认知的范畴[仅仅是为了满足内部客户需求来获取产品和服务。
为了更好的理解采购职能角色的转变,我们必须要了解战略采购的目标是什么?
目标1 通过执行战略采购支持企业的发展战略
大多数情况下,企业的采购职能部门没有能够开发出恰当的采购战略和行动计划用于支持企业的发展战略或企业的经营计划。产生这样的原因有很多:
第一:采购职能部门在企业中的地位处于支持部门,国内大部分企业传统上认为采购部门仅仅是获取企业必须的产品和服务,采购职能部门很少能够参与企业的高层管理会议,所以导致出现很多的企业发展战略的信息没有及时或根本就没有传递到采购职能部门。
第二:企业的高层管理者经常很少或很迟才能认识到世界级的采购职能带来的收益。
当企业的高层在积极寻求管理变革的时候或采购职能部门积极推动战略采购变革时,这两种情况会发生根本性的转变,加强采购职能与企业的发展战略协同统一,采购职能部门积极参与企业的战略与经营计划制定过程,可以积极进行供应市场的创新储备,为企业的战略发展提供:
监控供应市场和发展趋势,如供应市场创新材料、技术的识别、评估,材料价格的发展趋势,供应与需求关系的评估,解读供应市场的趋势变化对企业战略的影响,以积极应对;
识别那些支持企业发展战略的关键物料和服务,特别是新产品的开发阶段;
开发供应替代方案和应急计划用以支持企业经营计划;
基于供应商战略关系管理的竞争性供应商能力管理。
目标2 支持企业的发展目标和经营计划
对于采购职能部门来说,最重要的的职能目标就是支持企业的发展目标和经营计划,然而这些听起来很容易,实际上很少有采购职能部门能做到采购目标与企业的发展目标相匹配的。
这些目标意味着采购职能可以直接对企业业绩产生影响[无论是积极的还是消极的],因此采购职能部门必须要关注自己的目标和企业的发展目标。
举个例子:假设企业有一个降低库存的目标,采购必须要与供应商和生产计划部门进行统一规划,执行小批量多频次的交付活动,或者和供应商沟通来推进VMI策略,从而实现大幅降低库存甚至零库存的目标。这样结果会在企业的业绩得到体现。因此采购职能在国际先进企业中被视为企业的战略资产,为企业的发展目标和经营计划的实现提供强有力的竞争优势。
目标3 满足企业运营的需求
采购职能部门必须通过执行一系列的活动来满足企业的运营部门[企业的内部用户]的需求,这些都是传统战术采购组织的基本职能。
不仅如此,真正的战略采购职能在新产品的研发、开发阶段有力支持研发、技术工程等部门,恰当的引入竞争力较强的供应商参与企业产品的概念开发、过程开发是一种极具巨大削减成本和与供应商进行增值协作潜力的战略活动,因为在这个阶段,产品价值工程VE过程的结果将根本性地影响产品成本驱动要素结构。这个过程如果采购能积极参与,削减成本的空间是在20~30%作用。
如果采购职能部门不能很好地响应企业内部职能部门的需求,企业的职能部门往往会对采购失去信心从而开始尝试自己联系供应商并与之谈判达成协议。这是很多企业采购职能影响力下降的很主要的原因。
目标4 高效和有效管理采购流程
采购职能部门的内部的运作必须要高效和有效,包括:
采购部门的组织结构
采购部门人员的能力素质模型的搭建
采购专业能力的评估与发展
采购流程基于精益管理的理念同时兼顾合规要求
采购职能部门往往都是在有限的资源的情况下来高效管理采购过程,必须要持续提高这些资源的利用率和效率。有限的资源包括:
有限的采购专业人员
有限的能力素质
有限的预算
有限的时间
有限的知识
…
基于精益管理理念、战略采购管理工具、持续的员工发展计划是有效提升采购绩效的不二选择。
目标5 与其他职能部门发展良好的关系
跨职能部门合作需要良好的关系管理,采购职能部门须积极与其他职能部门保持紧密的高效的沟通。
企业采购一个产品或服务往往涉及到:市场部门、研发部门、工程部门、生产部门、质量部门、物流部门、财务部门等
发展并保持良好的合作关系是项目按计划稳定推荐的强大保障。
目标6 供应商管理与供应商管理管理SRM
采购职能另外一个非常重要的目标是识别、评估、选择、维护、开发供应商。采购职能部门必须要与供应市场保持互动:
根据企业的发展战略、经营目标积极进行供应市场的创新储备
确保当前的供应商具备强大的竞争力
识别、评估具备优秀潜力的潜在新供应商,并与之建立联系
提升与发展现有竞争力不高的但对公司的发展具有重要意义的供应商
同时根据企业的发展战略和供应商的竞争力进行分层与关系定位管理,不同的供应商予以不同的管理策略。