显然，将消息传达给其他人可能很简单，但这是一个经常充满错误的过程。
许多人难以有效地进行口头和书面交流。 他们传达的思想和观念并不能反映其预期的意义，而且接收者会误解。
这可能导致混乱、沮丧、浪费精力和错过机会。 沟通中断、导致协作和改善变得不可能。
研究表明，良好的沟通是经理们在员工中寻找的最重要的“软”技能之一。 但是，只有当发送消息的人和接收消息的人都理解所传达的关键消息时，“通信”才会成功。
在本文中，我们将研究如何使用称为沟通流程的七步框架使您的通信变得万无一失。
我们如何沟通？
您是否知道与他人交流的任何时间都在使用沟通流程（请参见下面的图1）？
因此可以理解，理解该过程将帮助您更加了解沟通过程中发生的事情以及可以做的确保消息“清楚和清晰”的事情
要成为有效的沟通者，您需要确保您的信息清晰、简洁、确且计划合理。 这样可以避免误解、并确保他们顺利完成沟通流程的每个阶段。
让我们更详细地看一下该过程的七个阶段：
1.信息来源
“信息源”是信息的发送者–换句话说就是您！ “信息”是指您要传递的消息和想法。
您需要明确要传达什么样的信息，以及为什么它很重要–它的主要目的是什么？ 而且，为什么有人要关心？ 您还需要确信所传递的信息是有用和准确的。
2.编码
此阶段涉及将您的消息放入可以发送的格式，并且接收者将能够轻松理解或“解码”。 您的成功将取决于您能否清楚、简单地传达信息并消除混乱的地方。
例如，请注意您和信息接受者之间的文化差异。 另外，请避免对接收者对该主题的现有知识做出假设。 您可能知道您在说什么的“来龙去脉”，但他或她可能不会。 最后，避免需要“精神飞跃”的信息空白。
成为成功的信息编码者的关键部分是了解您的听众。 不理解和不尊重其中包含的内容可能会导致您的信息“陷入僵局”，并被误解，抛弃甚至忽略。
3.渠道
您可以使用无数不同的渠道来发送消息。
口头交流渠道包括面对面会议、电话和视频会议。 书面交流包括信件、报告、电子邮件，即时消息（IM）和社交媒体帖子。 您可能还希望在邮件中包含视频、照片、插图或图表，以强调您的要点。
不同的渠道有不同的优势和劣势。 例如，口头给出一长串指示并不是特别有效，而且最好亲自发送敏感反馈，而不要通过电子邮件发送。
因此，请仔细选择您使用的渠道。 我们的文章Tune Your Communication可以帮助您做到这一点。
4.解码
成功解码消息与编码一样，是一项技巧。 为了准确地解码消息，您需要花一些时间仔细阅读或积极聆听。
混淆很可能会在此阶段发生，但这并不意味着它将始终是解码者的故障。 他可能缺乏足够的背景知识来理解该消息，或者他可能不理解您所使用的特定术语或技术语言。 因此，在编码阶段解决此类问题至关重要。
5.接收者
毫无疑问，您希望信息接受者以某种方式做出反应或采取特定行动来响应您的信息。 但是请记住，每个人都是不同的，并且会主观地对其进行解释。
每个进入交流过程的接收者都会带来他们自己的想法和感觉，这会影响他们对您的消息的理解以及对消息的响应。
这意味着，作为信息的发件人，在撰写邮件时要考虑这些想法和想法，这是您的职责。 为了有效地做到这一点，请提高您的情绪智力和同理心能力。
6.反馈
你的信息接受者看到或听到您的消息后可能会给您反馈。 这可能包括语言或非语言反应。 请密切注意这些内容，因为它们将揭示您的听众是否真正理解您的信息。
如果发现有误会，请尝试改写该信息。 例如，如果您正在谈论一个复杂的主题，请找到一种更简单的交流方式。 您可以将其分解为多个步骤，还是删除技术术语？ 这样，无论背景知识如何，受众中的每个人都可以更轻松地掌握主题。
7.上下文
“上下文”是您传递消息的情境。 这可能包括当前的政治和社会环境，或者更广泛的文化（例如，公司文化或民族文化）。
如何消除沟通过程中的障碍
在此过程的任何阶段都可能出现沟通障碍。 因此，为了有效地传递消息，您必须将其分解。
让我们从消息本身开始。 如果您的邮件太长，混乱或充满专业术语或错误，很可能会被误解和误解-甚至可能使收件人感到困惑或生气！ 使用不良的语言或肢体语言也会混淆您要发送的消息。
语境障碍往往源于提供太多信息，太快。 因此，请记住经常“少即是多”。 注意对他人时间的需求，尤其是在当今社会非常繁忙的情况下。
最后，将您的信息放在上下文中。 确保您了解听众的文化。 这将帮助您与具有不同背景和文化的人们进行交流，并向他们传达信息。