数字技术正在加速实现大多数常规采购流程的自动化
采购：成熟再造
在许多方面，今天的采购组织在20世纪70年代类似于制造业的白领版本。 即使自动化转变了其他业务功能，手动流程仍然主导采购。 大批员工在采购部处理低价值采购和需求管理活动，他们本应对供应商有更大的影响力或影响用户的能力。 常规的劳动密集型交易活动 – 定价谈判，合同授予，供应商绩效监控 – 消耗时间和注意力。 采购工作人员还花费数小时拼凑来自无数交易的碎片化信息流，新的技术可以在几秒钟内完成。 与此同时，内部利益相关者对于采购绩效感到沮丧，并渴望自助服务选项和直接访问端到端数据流。
所有这一切都将改变。 数字技术将在未来三到五年内彻底改变采购。 人工智能（AI），高级分析和其他新技术的融合将使手动流程自动化，并为业务用户提供工具和信息，以便在没有采购帮助的情况下获得所需。
自动化可提高效率并为采购创造新机会，从而在无法实现自动化的领域增加价值。 与现代化数字工厂的生产经理一样，采购负责人将以战略视角和对长期价值的关注，协调端到端流程。 随着技术接管日常交易工作，他们将专注于更高价值的活动，如进行供应商合作伙伴关系战略管理和参与产品的设计研发。
采购的未来在某些方面看起来很熟悉，而在其他方面却截然不同。 采购将始终满足交易服务的基本用户需求，如采购和供应商选择。 但数字化采购团队也将通过改进产品和服务以及将供应商能力转化为市场竞争优势，在推进公司战略方面发挥更大作用。
采购技术正走向成熟
将人工智能和其他近期取得的进展视为另一波不会从根本上改变采购的大肆宣传不会从根本上改变采购。毕竟，SAP，IBM、甲骨文和其他软件供应商近20年来推出的工具几乎都没有涉及采购。如今，很少有采购流程完全自动化，大多数类别的端到端信息透明度都很有限。确实，大型全球制造商拥有自动补货和其他直接支出类别。但手动流程仍然存在于间接物料采购支出中，许多公司并没有在其所有直接品类采购支出推行自动化。
归咎于传统软件供应商的创新缓慢或采购利益相关者对新技术的抵制 – 或两者兼而有之 – 但技术应用的滞后正在阻碍这一功能。采购组织通常无法快速识别其整个采购支出、完整的采购目录系统或充分利用采购软件。首席采购官CPO希望主要供应商有朝一日能够提供一种用户友好型技术，以实现批量大规模采用。
技术临界点就在这里。 人工智能、区块链和物联网（IoT）改变了用户与技术的互动方式。 他们正在融合形成完全自主的采购工具，这些工具将运行整个采购到付款流程，包括合同生成。亚马逊正在构建一个系统，该系统将自动询价，评估响应和奖励业务。 当智能系统独立开始执行交易时，数据输入和分类将变得更加准确; 一些公司已经使用AI来分类支出。 更令人印象深刻的是人工智能和区块链实时跟踪合同合规性的可能性，这对于今天的古老系统来说几乎是不可能实现的。
新技术对采购组织的影响是深远的。要了解未来，请考虑技术在过去20年中对企业IT部门的影响。自动化并没有在一夜之间扰乱IT，而是缓慢而微妙地渗透。早在2000年，数据中心就配备了具有高级技术技能的高薪系统管理员，使IT网络顺利运行。这是一项实际工作，负责监督现场服务器，这些服务器是手动机架和本地管理的。大多数公司每10台服务器就需要雇用一名系统管理员。十年后，随着虚拟化和云计算改变了IT基础架构，一个系统管理员可以管理100台服务器。人类仍然参与其中，但自动化系统完成了基本任务，例如部署新服务器和响应问题，就像点击一样简单。今天的IT系统主要是自我管理，自我诊断和自我修复。人工智能跟踪使用情况，决定何时添加更多容量，部署新服务器，发现故障并修复损坏的机器 – 所有这些都无需人工干预。今天的系统管理员与服务器的比例达到了1：35,000。剩下的少数系统管理员会密切关注自己完成以前工作的自动化系统。在不到20年的时间里，技术进步几乎淘汰了这个高薪的高技能职业。
采购正沿着同样的道路前进。自动化和信息透明度不断扩大，特别是在那些公司具有强制供应商采用新技术的杠杆型产品的品类管理中。对于处理基本谈判的低价值工作，撰写工作陈述和编制报告的采购工作者来说，前景黯淡。软件将接管这些任务，并为用户提供他们实时做出决策所需的信息。
随着就业水平的下降，人才需求将发生变化，将会有利于那些能够提供创新解决方案并在跨职能边界有效工作的人。采购的重点将转向供应商具有更多博弈力量的品类战略采购领域，增加对技能的需求，例如重新考虑规范以及管理谈判和联盟。采购战略组合和其他品类采购战略框架将比以往任何时候都更加具有价值，采购会加紧努力影响供应商的行为。
采购自动化是一种工具，而不是终极目标
有远见的采购组织看到了一个不远的未来，当今最先进的自动采购平台已成为所有人都可以使用的商业ERP软件包的标准功能。 企业软件供应商已经在他们的菜单中添加了AI、区块链和物联网。 SAP最近宣布计划将区块链嵌入其新产品线，并与IBM合作使用Watson进行采购。微软和埃森哲正在使用区块链为联合国建立个人数字身份识别系统.
智能系统的广泛可用性意味着仅靠自动化不会产生竞争优势。 这些技术本身并不是目的，而是采购组织的重要战略工具。 成功采购组织将利用技术创造可持续的优势，通过更好的流程来推动公司的战略，从而创造差异化的价值。
银行业的一个例子说明了自动化带来的商机和挑战。 跨国银行拥有遍布全球的自动柜员机（ATM）网络，每个网络都需要定期维护，现金补充和偶尔的一次性服务电话。 通常，银行雇用每个地区的采购人员与当地ATM服务提供商协商和管理合同，并监督其绩效。
在短期内，AI可以通过加快创建更智能的工作陈述所需的信息收集并提高合同合规性来改进这些采购活动。从长远来看，银行可以获得更大的利益，因为技术教会了ATM不仅要监控自己，还要实际提供维护服务。智能ATM可以单独确定何时需要服务，征求投标以及向服务提供商授予合同。通过机器学习，他们可以根据各个供应商的实际经验评估供应商绩效并做出更好的合同决策。通过消除对本地采购工作人员的需求，自动化流程可以降低人工成本，同时有助于防止欺诈并确保100％的合同合规性。
在组织上，分散在全国甚至全世界的大型采购集团可以缩减数量和进行区域集中。少数剩余的工作人员将监督自动端到端流程，例如机器人汽车工厂中的“机器管理员”。
与此同时，自动化带来了网络设计和后勤方面的挑战，需要创新思维。 采购人员必须弄清楚如何利用规模经济并避免独立运营的自动化机器网络中的低效率。 例如，他们希望ATM能够结合他们的购买力，以便尽可能地获得更好的价格。 他们希望机器协调服务时间表，以确保共享供应商不会在同一区域内多次往返于ATM。