应用先进的采购技术和工具的好处Benefits of Procurement Technology & Tools
在引入电子采购或电子数据传输以支持采购功能之前，公司的采购系统通常是用纸张处理的。纸质文件起作用是因为那时没有其他更好的选择，但它充满了低效率，对采购专业人员来说是一个繁琐的过程。
当互联网出现，电子商务开始蓬勃发展时，采购功能转移到了电子邮件和网站。随着新技术的不断发展，采购转型开始了 – 允许电子目录和完整的端到端采购系统通过企业资源规划（ERP）在线管理。这些系统允许您从任何可以连接互联网的移动设备或计算机下订单。
美国许多行业正在实施新的采购技术，以提升采购流程自动化并提高其利润率。但除此之外，该技术还有助于提高整个供应链的生产力，提高交易可见性，问责制和成本效率。
贝恩公司的研究表明，只有不到10％的公司采用了基于物联网，大数据和区块链技术等关键技术的采购解决方案。同样的研究还表明，超过60％的公司根本不使用任何工具，或者依赖主要基于Microsoft Office的系统来处理他们的工作流程和供应商关系管理（SRM）。当您考虑信息共享、品类管理，利益相关者管理和风险管理等事项时，这个数字超过70％。虽然Microsoft Office在运营业务的许多方面都有有用的工具和功能 – 但采购不是其中之一，主要是因为这些工具不允许实时协作。
对于企业来说将会失去很多重大的机会，特别是在有限预算下运营的小企业。
企业开始关注数字采购的原因，是因为公司正在获得这些技术的经验，并了解他们可以做些什么。 资本投资者在开发这些数字采购工具方面投入了大量资金，因为它们将为使用它们的人们带来巨大价值。 数据显示，这些工具的全球投资，包括风险资本家的投资，2017年总计4.75亿美元，高于2014年的3.78亿美元。进入门槛低，加上资金增加，在今天的市场促成了许多新技术的出现。
如果您的组织尚未转换使用电子采购工具以改进采购流程，那么根据您的需求找到合适的工具可以为您带来许多好处。
采购技术和工具的好处
提高采购支出可见度和降低成本
使用数字采购技术，您可以在供应商之间构建采购支出模型，并允许在总部级采购中心或采购审计部门跟踪所有内容。这不仅可以让您利用数量来降低成本，而且采购支出分析可以更轻松地持续降低成本。此外，您将更好地管理风险管理，合同合规性，跟踪供应商和使用供应商记分卡，这有助于提高生产力和额外节省。
将所有交易都放在中央数据库中可以更轻松地报告请购单，采购决策，订单和发票付款。您可以轻松查看整个企业中哪些部门订购和接收大部分商品，是否保持在既定的支出限额内等等。
这些数据可以做出更明智的决策，从而确保您能够平衡公司需求与公司为满足这些需求所花费的成本之间的平衡。
全球采购
由于采购工具支持多种货币，语言和物流选择，因此您的公司能够轻松地从世界上任何地方采购商品和服务。 使用基于互联网的采购应用程序将您连接到全球供应商，为您提供更多种类的产品，服务和供应商供您选择。
更好的运营绩效
由于电子采购技术解决方案允许许多内部流程自动化，包括供应商评估和采购订单跟踪，因此您的公司可以更有效地运营。 没有人可以更多的干预采购行为，潜在代价高昂的错误就越少。 而且，系统能做得越多，人类就能解放时间关注需要专注于无法通过系统自动化的任务，例如战略采购或合同管理。
标准化工作流程
使用电子采购技术可以生成一个标准化工作流程的系统，减少偏离流程的需求，从而提高流程效率。采购系统工具的在线移动性可以让您在需要时快速方便地参考您需要的数据 – 无论是供应商联系信息，合同，订单还是供应商报价。
交易通过正确的渠道进行并获得授权的批准，以确保在当前合同条款下与合适的供应商签订订单，以确保不会在合同外进行购买。
简化流程
采购技术允许电子文档存储，这简化了许多过程。由于可以轻松访问可重复使用的模板，因此减少了采购行为处理周期。合同和订单也存储在系统中，因此查找旧文档所需的时间更短。这加快了合同合规性检查并减少了出错的可能性。
因为您可以使用采购工具自动执行采购付款（P2P）流程，所以整个过程更加顺畅。保持供应商按时付款可确保良好的工作关系，并为未来的节约打开大门。发票和订单存储在存储库中，以便快速访问和更好地记录。
提高数据准确性
当以电子方式处理时，数据处理被简化，从而减少了出错的可能性。您可以轻松访问文档存储数据库以确保合同合规性，从而减少数据不准确性。
由于采购系统中的所有内容都有助于提高透明度，因此您可以跟踪谁在系统中做了什么。这意味着每个人都要对自己的行为负责，并且数据完整性不会受到影响。
您可以看到谁下了一个请购单，谁批准了它并允许它成为正式的采购订单，谁批准了采购订单，订单是否正式与供应商一起放置，等等。所有内容都附在供应链的上一步骤中，因此一旦从供应商处收到订单，就可以将其标记为已收到，提供给原始请求者，并且可以支付发票。如果项目有缺陷，不正确或不再需要，系统还可以轻松处理退货。
对于大多数采购工具，系统中不会删除任何记录，因此旧的事务始终可用于搜索，还可以存档，因此它们不会查看更新的事务数据。
内部整合
由于电子采购系统可以在整个组织中实施，因此企业内部部门可以在需要的时间和地点更有效地进行协作，并减少甚至消除不对称信息。
创建标准化的审批流程和正式的工作流程允许以正确的授权级别管理每个事务。
例如，如果Sally需要，可以为自己订购一个新键盘，但她无法为新服务器下订单，因为她没有权力为公司做出这些决定。
在整个所有内部部门中集成此流程可确保每个人在需要时都能获得所需内容，而无需直接进行采购来请求。
电子目录
通过使用电子目录，买家可以更好地了解可用于订购的产品以及价格信息。随着这些目录越来越受欢迎，供应商开始提供更标准化的产品，这使您可以更轻松地比较供应商之间的同类产品和服务，并确保您获得最佳交易。
采购团队可以向系统添加一定数量的项目，作为批准的项目。然后，任何有权为自己或部门订购物品的人都可以使用申请和在线订购系统来申请这些物品，获得必要的工作人员的批准，并获得他们需要的物品。
这使得采购组织的工作负荷得以释放，因此他们不必花费更多的精力关注低价值的交易，例如纸张和打印机墨水等日常办公功能的项目，可以集中精力进行战略采购和供应商关系管理。
为取得最大成功，公司必须使用完全集成的电子采购方法，处理从申请和批准层级到订单处理和发票付款的所有事项，以及供应商信息（如RFI，合同和绩效记录）的数据库。您的ERP中可能需要多个模块来开发完整的端到端系统，但仅将系统的一部分转换为电子技术不会给您带来最大的好处。
虽然向电子采购系统转变需要您投入时间、金钱和精力，但往往可以节省成本，这使得投资非常值得。
公司在采购工具和技术上花钱肯定是值得的，因为最终你会更有成效。随着效率的提高，您将看到工作流程几乎立即发生变化。从长远来看，您会看到成本降低，这使您可以将更多资源用于旨在提高公司增长的战略计划。
