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采购战略管理咨询与培训机构 可视化流程组织 Visible process organization (VPO) E5/64

可视化流程组织 Visible process organization (VPO) 

过去的几十年间,并购风潮席卷全球。通过并购所形成的大型新兴企业具备了20世纪90年代中期很多企业难以想象的成功要素:参与海外市场、综合的产品和品牌组合,以及客观的规模。然而,和那些小型的专营企业相比,这些通过兼并重组形成的集团公司,其盈利能力却通常较少,这是为什么呢?

其中一个原因:小型的专营企业的决策过程简单,并且对客户有非常深入的了解。相反,大型企业架构更复杂,需要通过错综复杂的内部和外部网络来满足更为广泛的客户需求。

为了解决这样的问题,许多大公司开始采取措施开发内部协同潜力。例如,一些制药企业采用并购来补充他们的产品线,从而提高竞争力。

汽车行业则通过使用平台战略以及共享零件,可以成功在各个产品线和品牌间将不直接面对客户的零部件标准化。凭借这样的理念,汽车制造商显著降低了其产品开发时间和成本,同时又提高了车型的多样性。

因此,一些企业致力于通过标准化来降低技术复杂程度。然而,技术复杂度的降低会直接导致管理复杂度的增加:如果公司的不同事业部都使用同一种零件,那么市场需求与企业内部及供应商的生产资源就比较难协调。这种协调工作不仅仅局限于某个事业部的若干职能[采购、生产、营销]之间,还包括跨所有事业部的同一职能。当发生冲突时,有效协调才能保证采购部向共享的供应商传达正确的需求信息。

经理们经常会抱怨在整个集团内,针对市场需求与生产资源所做的协调实际效果并不好,通常,生产计划都是循序渐进的,是针对未来的计划周期[一般是两到六个月],为不同事业部所做制定的精准的、滚动的计划。针对各个部门组织制订的子计划只有在做整体规划的时候用于汇总。如果计划在计划周期内,单个业务单元发生任何与原计划相冲突的事件,通常都不会被重视。正是由于这种制订计划的模式,延误了许多问题的解决。

很多人都认为改动计划是由于某个人的失误。于是,各部门都会坚持他们的计划,即使漏洞已经名校存在。当这个漏洞大到可能打乱整个计划时,大家才意识到问题的严重性,但此时由于决策被拖延太久,导致任何一个单一部门的行动都难以改变现状。这样就导致问题被上报给集团高层。因为不了解具体情况,所以集团高层对于满足整个集团利益的解决方案也毫无头绪。

可视化流程组织是一个具有创新意义的模型,可将“暗箱操作”的运营流程转变成一个高效且有用的组织,这种组织的流程是透明的,而且可以进行实时决策。这样,公司能够对客户需求、供应商市场或整体竞争环境的变化做出迅速有效的反应。可视化流程组织是对美国宇航局NASA的飞行任务中心的模仿。仔细考察了休斯顿的约翰逊宇航中心后,国际顶级咨询顾问团队找出来美国宇航局流程管理的成功要素:

决策者长期部署在一个地方

从卡纳唯拉尔角开始升空一直到着陆,所有的空间任务都由飞行任务控制中心管控的。飞行任务控制中心本身由每一个关键部门的一个代表组成,如推进、导航、系统、载荷与通信。而每个任务控制员反过来又只是“冰山一角”,幕后支持协作团队有多大1000个工作人员。

动态再规划流程

美国宇航局的流程管理旨在持续监控复杂数据流中的突发事件。如果的确有这样的事件发生,任务控制团队会根据重要性与紧急性对事件进行评估,必要的时候调整计划。就如一位美国宇航局的工作人员所说的:“我们所做的不是计划、而是调整计划。”

基于规则的决策

明确的、务实的决策规则被用来应对紧急情况。这些规则保证飞行任务控制中心能在有限的时间里集中注意力制定解决方案,而不是忙于抽象的讨论。

赋予任务控制团队决策权

美国宇航局的高层将所有决策权都下放给了控制中心。任何后续的干预都依据决策规则而制定。

基于国际定价管理咨询顾问公司的项目实施经验,以下是确保可视化流程组织成功实施的几个关键要素:

高层的重视与承诺

可视化流程组织团队成员的选择

变革管理

不可避免地,引入可视化流程组织会引起内部的抵触。可视化流程组织常常会被误解为一种集权主义的方法。个别部门可能会对VPO带来的透明化视而不见。也有员工可能不愿意改变办公地点或搬到开放式的VPO团队办公室。所有的这些抵触都会导致VPO项目的失败。所以,在项目开始前,取得来自集团高层的全力支持就显得格外重要。高层团结一致,尤其是在关键时期,能够保证项目的顺利进行。

集团的高层应该明白他们选择VPO实质是在位整个行业树立一块里程碑。就像一个汽车集团的管理人员所说的:未来十年,VPO将决定集团组织的组织架构。VPO将帮助我们把平台的效益以及共享零件决策转化成企业成功的因素。

VPO团队的挑选非常重要。除了需要拥有专业的知识背景以外,理想人选还应该在他们的专业领域受到重视并且具有较强的团队协作能力。尤其在挑选最初的团队成员时,应该在经验丰富的人力资源专家基于能力素质模型指导下进行。入选VPO团队应该被视为公司给予的殊荣,并且对员工的职业发展是积极有益的。

VPO引进时所涉及的变革管理应在专家的协作下完成,这些专家在类似的组织和运作或类似的领域都有丰富的经验。这可以确保VPO团队在确定运作方式时,能不断参阅相关基准。

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