采购部门的采购流程合规性管理 Procurement Compliance
人类发展史充满了违反规则的人及发生的违反规则的事件。抛开警示故事，遵守规则并坚持既定协议仍然可能不是成功的保证，但遵循规则它肯定有助于社会的文明的发展。满足监管要求以及基于完善程序的内部和外部期望，尤其是采购合规性的关键组成部分，以及总体上的有效采购。
每个公司都是不同的，那些在限制性更强的法律框架范围内运营的公司可能比其他不购买或销售受到严格监管的材料或提供严格监管的商品或服务的公司采用更加强大和复杂的合规方法。组织以各种方式跟踪合规性，具体取决于他们的具体需求和抱负。但无论您如何衡量，您的采购部门都有可能从对合规性的更深入了解及其在支持组织整体成功的重要性中获益。
采购合规性定义
在大多数情况下，合规性只是满足预先设定的期望。 对于采购团队，将合规职能与采购职能结合在一起意味着将后者视为前者的执行者。 更简单地说，合规性确定了要达到的标准，采购流程通过成本节约、供应商管理、合同合规、风险管理以及技术、政策和程序的内部使用，帮助支持满足这些标准。
在支持合规性考虑方面，采购管理者可以建立强大的采购底线通过改进内部控制，更好的财务记录和报告，智能供应链管理以及识别和利用流程改进机会来帮助支持经营战略，提高竞争力并增加持久价值。
合规管理的核心-企业价值观和文化
真正有效的合规管理是建立在企业的价值观基础之上的，融入到企业的文化中，企业的每个成员都以遵守企业的规章制度为荣，公开、透明公开的决策机制让违反规则的人和事件无处藏身，显得格格不入…
采购合规的前提-健全合理的采购管理体系
合规管理的前提是公司有健全且合理的采购管理体系，遵照这样的采购管理体系能够有效支持企业经营战略，相反如果企业的采购管理体系都不健全，合规性则没有参照物，合规管理也就无从谈起。
采购合规管理的保障-完善的审计制度
再好的规则制度，如果没有有效的监督、约束机制也是空中楼阁，建立完善的采购流程审计制度，进行定期或非定期的第三方专业采购审计工作，是对合规管理的有效保障，可以起到监督、检查、评估和威慑的作用。
有效采购合规性的好处
合规在您公司内的作用可以简单到确保您的员工遵守既定的订购和批准程序，因为供应商符合当地政府的法律法规规定，涉及您用于生产销售商品的原材料。
无论您的行业或目标是什么，将合规性和采购结合在一起都可以通过多种方式使您的公司受益。
技术驱动的采购
有效和全面地遵守外部和内部合规期望始于智能、简化的内部控制和最佳实践。选择功能齐备的ERP系统可以有效改善合规性管理：
透明的数据管理和分析。捕获与公司所有交易相关的每一条信息都大大简化了采购到支付（P2P）流程。但是，通过为各级关键利益相关者提供连接的、集中的文档存储库和可访问性（包括移动设备），管理人员和员工可以收集、分析和转换数据，以创建坚如磐石的审计跟踪，准确的财务报告和预测，可以有效识别采购职能范围内的合规性。
您的合规职能部门与您的法律团队合作，也可以使用该软件为合同和其他文档创建模板，并考虑到法律和财务合规性。节省的时间和工作时间，以及自动化审批和付款所提供的速度和简单性，风险管理也得到了提升，因为您的法律和财务报告问题的风险大大降低。
自动化赋予支出，供应商和合同合规性如果难以实施，易于规避或无法跟踪，构建更好的实践并没有多大帮助。您可以为采购流程的每个步骤（从采购订单到付款）构建内部控制，并为授权提供清晰，易于访问的跟踪。通过将您的供应链连接到您的文档库，可以轻松地为经批准的团队成员提供直观且用户友好的目录，以便仅从符合法律，财务和内部要求的首选供应商处购买。问责制和准入都得到了改善，采购与其他部门联系的能力也得到了改善，以支持更广泛的成本节约、价值创造举措。
这种控制通常被称为支出合规性。控制流氓支出可以支持更好的合规性和持续改进。例如，支出合规性还可以涉及需要纳入采购工作流程的采购，或者添加到公司供应链中的新材料，商品或服务，以及在您追求新兴市场时需要与您的合规性控制集成。
供应商合规可以通过两种方式应用
在内部使用，它可以指的是仅使用首选供应商作为贵公司支出合规计划的一部分的政策。另一方面，它指的是您如何跟踪和评估供应商的绩效以及您对自己的政策和合同条款（遵守合同合规性）的遵守情况，以及政府机构制定的法律要求。
供应商管理还涉及风险管理、可持续性、运营支持级别以及详细说明质量、安全性、数据安全性和客户服务的服务级别协议（SLA）等指标都是衡量供应商和合同合规性的重要部分。除了供应商评估之外，通过AI辅助自动化和集中文档，您可以完全了解哪些工作，以及您可能因供应商的不合规而面临不当风险的区域。
最大化采购投资回报率
系统性的采购合规解决方案可以提高您组织和供应链的全面合规性，它也是评估采购功能本身的有效工具。
您的采购部门如何满足为您的组织制定的目标和最佳实践？是否达到了流程改进和价值创造的基准？它符合按时付款标准的程度如何？
采购支出占总支付的百分比是多少？多少支出是在有效监管下进行的？这些数字可以通过战略举措和供应商合作伙伴关系进一步优化。
采购如何在整个组织中获得成本降低，流程改进和合规性计划的支持？
提出这些问题 – 实际上，评估评估者 – 将产生丰富的见解，并指导您采用可以以身作则的采购功能，同时继续发现新的机会，以实现更高的合规性、节约和建立关系。
通过合规性降低成本并创造价值
乍一看，处理采购合规性可能会让你觉得你想把规则书扔到窗外 – 然后跳过它。 但是，如果您花时间确定需要衡量的指标、利用简化流程的技术和工具，并确保您的采购部门遵守自己的标准和实践，您就可以掌握合规性并转变采购 部门成为成本节约、持续改进和价值的动力。
遵照企业的采购管理体系进行的采购行为符合企业的发展利益，规避了因为违反合规产生的额外采购成本、质量成本、企业声誉成本及相关隐性成本。
