采购主数据管理 Master data management
没有人会明知故犯地将房子建在沙地上，然而，许多公司的主数据管理却出在类似的状态，及其令人担忧。基于不可靠的主数据库上建立的所有系统、评估、采购战略和开支管理节省报告就如同建在沙地上的房子一般不可靠。
采购需要从数量众多的子系统中获取数据，以汇编关于供应商、供求关系、支付条款与价格信息等综合信息。因此，无误差的主数据管理成为采购数据透明化的一个先决条件。主数据管理包括材料与供应商数据的标准化分类，使主数据与订单系统保持连贯一致，避免随意的订单格式。
许多公司在这个流程中面临着相当大的挑战。主要是因为数据管理通常被局限为单纯的行政管理。如果公司是通过方式组建的，主数据的结构往往没有标准化。
这些挑战都可以通过主数据管理解决，特别是对于在零部件清单中未列出的物料，这包括了间接物料中的润滑油、职业健康与安全类物料或备件等。
优化主数据的第一任务是审查数据质量，包括确认维护的数据的覆盖范围、数据的详细程度、系统中非活跃数据的数量，以及在多大程度上确保各个数据系统的协调性。接下来是分析分类系统、品类数据的详细程度，和适当的品类解决方案。在创新和智能工具的协助下，分类排序和结构调整过程包括了以下内容：
分类系统
品类的限制
引入可持续性和可理解的逻辑
避免特定部分的间断
避免使用“杂项”这一分类
明确品类的区分
物料的主数据
所有材料和服务的分类
电子采购目录与分类系统之间的关联
供应商和材料组之间的关联
订单管理
避免通过自由文本输入或创建订单
要求用户使用有效的关键字对订单进行分类
手动审查订单
最后，我们要分析和定义数据的管理流程，包括数据的分类、删除、修改权限等，同时需要分析和定义各项数据管理职能与职责，为开支透明化、采购管理与可持续性的成本降低奠定基础。