世界500强外企特别是排名前100名的跨国集团，他们都有着悠久的历史，先进的完善的管理文件系统，这些公司每个部门都有成千万套管理知识文件体系，文件管理是外资企业知识管理的重要工具。
在外资企业的采购部门，特别是在我之前工作的几家世界排名前50名著名企业中，采购文件的模块化管理让采购管理知识体系变得更加科学和便捷，他们的管理体系一般分为以下五个层次:
第一个层次:
采购部门的战略指导文件，是公司文化、价值观、政策、合规等具体的体现；
第二个层次:
采购部门的主要流程模块，采购文件一旦根据采购职能进行模块化管理，采购知识体系变得更有逻辑性，文件的更新与变更更具针对性；
第三个层次:
采购程序文件，主要是针对具体某个采购职能进行程序性规范，是采购进行具体工作步骤逻辑流程的指导文件；
第四个层次:
采购流程图文件，是采购行为步骤的可视化指导图，具体定义每个步骤的输入、采购过程、流程输入及对应的责任人和接口部门
第五个层次:
标准的采购模板文件，将具体的采购文件模板化表格化，是系统性标准化管理的基础，每个工作表的设计标准化，可以节省大量的文件编辑时间，各种文件要素的提前准备，避免出现任何信息的缺失和遗漏，是提高采购效率的必要条件。
文件结构
