什么是审计线索What is an Audit Trail?
有效的记录保存是成功企业的基石之一。 没有它，您的公司可能会发现自己面临许多潜在代价高昂的弊病。 审计线索是最重要的记录方法之一，对于各种规模的财务、人力资源和采购团队尤为重要。
什么是审计线索？ 简而言之，它是按时间顺序记录与特定交易相关的事件序列，例如购买原材料，工资支付或详细的财务报表。 该记录包括与交易相关的所有源文档，在需要审查时提供上下文和清晰度。 文档越全面，审计跟踪在用于创建财务报告，验证信息和确保合规性同时消除欺诈时就越有效。
审计线索：何时多才是更多
当你开始审核时，充分的审计线索可以加强您的内部控制，并有助于确保完全符合您自己的流程以及所有法律和财务要求。
严谨的审计线索有益于您的经营
在会计系统中 – 从审计到流程改进等一切都要简单得多。从小型企业到全球企业集团，各种规模和文化背景的公司都可以从强大的审计跟踪中受益。特别是对于财务和采购、保持清晰的审计线索可以：
减少错误并提高问责制
一些财务交易非常简单，而有些财务交易则可能成为纠结的序列、跟踪报价、批准、修订和延迟系列事件。错误可能而且将会发生。如果没有详细的记录，很难确定错误，更不用说责任方是谁或及时采取有效的纠正措施。审计线索将每个源文档和电子记录连接到以任何方式与事务交互的每个人，从而更容易跟踪和纠正错误，同时从一开始就降低其可能性。
确保合规
每家公司都有所不同，但所有公司都希望在合规方面保持法律的正确性。违反合规可能会让你利润客观的合同作废，并被处于昂贵的罚款。通过审计跟踪，您可以快速提供IRS、行业审查委员会和其他政府机构所需的任何信息，以证明您遵守所有相关协议和法律。
消除欺诈行为
定义清晰的审计线索提供了强化的内部控制，这些控制创造了欺诈和其他渎职行为无法滋生的环境。当源文件（从采购订单到发票到提单）自动连接和交叉检查时，很容易避免像发票欺诈这样的骗局。此外，当您的员工知道审计线索记录了历史的每一步时，内部欺诈来源 – 无论是有意的（例如，贪污，盗窃）还是无意的（例如与未经批准的，未经批准的供应商的无形支出） – 这些交易或想法都会被扼杀在萌芽状态。
简化审计
没有人去主动要求审计，但如果您的组织或采购部门的流程没有践行组织规定和法律，那么拥有适当的审计线索可以消除一些过程中的痛苦。通过清晰、易于验证的财务记录，审计人员可以在审计上花费更少的时间和资源，减少您的开支，并使您能够更快地恢复正常业务。
让投资者和债权人人放心
了解您将相关文档保存妥当，可以让潜在投资者和贷方在尽职调查期间对您的内部流程和业务价值充满信心。与审核员一样，清晰而全面的审核线索可以轻松验证您的活动、信誉和商业敏锐度。
注意：无纸化办公室的不断发展意味着您可以通过超越纸质记录和集中式软件解决方案来处理您的财务和采购审计线索，从而最大限度地提高审计线索的效率。您的用户不仅可以通过共享文档存储对所有相关信息进行结构化访问，而且整个P2P流程的自动化和交叉连接条目（包括用户信息，交易数据等）将使审核员更容易查看，排序并验证您的记录。
有效的审计线索要点
了解审计线索提供的价值很容易。将这种理解付诸实践似乎是一个具有挑战性的行为，但事实上，它也可以是一个使用正确方法和工具的简单过程。
1.组织和优化
智慧的起点是将数据管理（作为完整的采购和财务管理计划的一部分）作为优先事项。部署工具（如采用人工智能（AI）和自动化的采购软件）可以轻松掌握数据。您需要能够查看所有支出，并连接每个事务的所有源文档，以使您的审计跟踪有效 – 并且软件解决方案使这两者都成为可能且相对轻松。
2.参与您的团队，管理和供应链
当每个人都在同一个平台上并使用相同的工具时，审计会变得非常容易。在您的软件、系统和流程上培训您的员工，并通过受控的分层访问将管理层和供应商纳入其中，以便每个人都可以查看，访问和分析与其角色相关的信息，并与其他人进行通信。
3.定期进行自己的内部审计
虽然审计线索是外部审查和审计过程中的救星，但它们也可以为内部流程审查和持续改进计划提供丰富的信息。您将不正当支出、欺诈和错误保持在最低限度，并在其他方需要审核您的交易时为您的团队提供一些优秀的实践。
清晰的审计跟踪可以让您高枕无忧
知识就是力量，拥有一个完整且易于访问的所有交易数据系统，使您的公司有能力实现其目标，同时实现强有力的合规性并降低风险。 将有效的审计线索作为财务和采购策略的一部分，您不仅可以记录基本信息，还可以将其用于建立价值，盈利能力和生产力。
