确保供应商合规性的6个步骤 6 Steps to Ensure Vendor Compliance
在采购领域，智慧关系管理无论是在企业组织内部或与供应商关系管理的外部中起着至关重要的作用。 当您在供应链中建立强大、互利的战略关系的同时同时期望降低成本，高效且有效的供应商合规规划是必须执行且是不可协商的。 花时间起草并实施全面的供应商合规政策，包括必要的退款，可以在提高效率的同时降低费用和采购风险。
为什么供应商合规性至关重要
在理想的世界中，供应商会愉快而热情地遵守采购条款和条件，并且具有完美的准确性。每个订单都是完美的订单。但在现实世界中，公司依赖供应商合规规划与执行是成功进行供应商管理的重要组成部分。如果没有正式的供应商合规政策，公司将发现自己陷入不合规所产生的各种成本之中。其中一些成本是显而易见的，例如延迟交货、违背精益理念的运输路线，装满错误产品的货物（可能产生延期交货和增加的运输成本），或未经授权的现有订单更换物品。其他成本可能不会立即明确或发生，但广泛的失效成本或非精益管理产生的成本会大量产生：包括劳动力（追踪缺失信息或物品的时间）以及额外的包装、运输和处理。
坚实的供应商合规规划对于使用高科技供应链管理工具至关重要，包括即时库存系统，预先发货通知（ASN）计划，源标记/票务和RFID。而且，更重要的是，它将帮助您避免在退款、纠纷和恢复索赔上浪费时间。
也许可以理解的是，一些供应商可能会对文书工作的要求以及全面的合规性要求带来的麻烦感到不满。反过来，这可能会引起员工内部的关注，他们可能花费了大量的时间和精力来建立强大的供应商关系。您可以通过制定供应商合规计划来减轻双方的担忧，该计划旨在降低成本，改善客户服务并最大限度地提高整个公司的价值。为此，您需要一个供应商合规性政策，明确且清楚地解释合规性要求和期望，以及不合规的潜在后果。通过关注最受关注的领域，您将能够消除混乱和误解，并支持与供应商建立更牢固的关系。
成功供应商合规计划的关键组成部分
在整个企业各个业务部门，每个部门都可以感受到不合规的影响。因此，将会计、运营、运输和采购等关键利益相关者聚集在一起，对于制定一项促使供应商遵守的政策非常重要，同时注重降低成本（不合规的直接和间接成本）。
在起草供应商合规政策时，最关注的领域包括（但不限于）：
公司的历史经验教训、目标和客户服务标准。
按承诺交货日期的准时交货率
与延期交货和订单处理相关的成本
产品处理包括：
正确的物料代码、交付状况良好并使用规定的方法
合规政策中规定的产品质量和包装
符合供应链软件或系统（电子采购订单（电子采购订单），ASN等）
标签指南
所有货件的文书工作要求，包括会计相关文件
物流，包括：
根据物料操作指南可实现最低成本的运输路线
交货时间表
退款管理和与（例如）相关的详细违规罚款：
PO号不正确
标签或标签放置不正确
没有装箱单，装箱单不完整或装箱单放置不正确
提单不完整
未经授权的产品替代
延迟交货（有或没有相关的延期交货）
超出规格的产品包装
提前发货未经批准
商品需要100％检查
产品出货时没遵照物料作业指导路线
商品损坏（不是由承运人造成的）
未能保护脆弱的商品
送到错误的地址
没有预约交货
客户退货和信贷
所有相关方的详细联系信息，包括：
采购
配送
应付账款
库存
如何确保供应商合规性
建立一个能够加强合规性和供应商关系的成功政策并不一定是一场斗争。 遵循一些关键提示可以使您的合作伙伴走上合规之路 – 并且您的公司正在走向更强大。
1.从战略开始
确定并吸引所有内部利益相关者，并征求他们对供应商合规政策的意见。 分配相关的角色和职责，并确保您已明确传达期望和责任。 作为一个团队，确定供应商合规性方面面临的最大挑战，并制定旨在解决这些挑战的战略。
2.专注于退款和延期交货
延期交货产生的单个成本可能看起来很小，但是这些小小的不合规现象可能会让您的利润大打折扣。您制定的任何政策都应该非常注重消除延期交货的最大成本，以最大限度地提高盈利能力，并在不破坏供应商关系的情况下征收不遵守合规的补偿款。
3.最大化便利性以实现更好的合规性
供应商风险管理和供应商合规性管理对于不合规的明确和一致的期望和影响最有效。注重简洁和清晰，以获得最佳效果。
要求您的供应商同意您的供应商合规政策，作为与您的组织开展业务的强制要求。通过将您的政策和要求发布到您的网站，让他们轻松查看您的政策和要求。
4.使用退款来激励，而不是惩罚
错误发生时，这些不必成为破坏您与供应商建立的关系的借口。不合规处罚是任何有效退款计划的核心，但如果您向供应商明确说明准时发货对您的公司来说意味着远远超出您可能收取的任何罚款，您可能会看到最佳结果。
如果供应商有良好的跟踪记录，您甚至可以考虑减少或取消罕见错误的退款费用。
5.踏实和稳重是赢得竞争的关键
改变需要时间，将您的政策实施阶段分为几个月，让您的供应商有时间了解并实施您的政策。在实施的初始阶段，您可以监控供应商绩效和合规性，并根据需要进行调整。
您还可以执行“测试运行”，将策略引入供应商，这些供应商的合规性会对成本控制产生最大影响，然后根据需要扩展您的实施。
6.清晰的沟通是关键
最终，合规性管理对您的公司和供应商的供应商都有益。 不要害怕全力以赴，或者问（并回答！）问题。 这是一个巨大的机会，可以加强供应商关系，提供明确的指导，同时强调每个供应商对贵公司的重要性以及您建立互惠安排的愿望。
盈利政策
强大的供应商管理及其构建的关系始于强大、清晰且易于遵循的合规性。 通过将供应商合规性作为采购计划的关键部分，您可以实现大幅降低成本，提高效率并与供应商达成有利可图的安排。
