采购流程 What is a Procurement Process Flow?
在现代技术兴起之前，大大小小的企业都在努力抓采购流程的改善。 如果没有合适的工具，采购可能是一个过于复杂的过程，充满了潜在的错误，并且会大大消耗您采购部门的时间和资源。 值得庆幸的是，数字而非纸张驱动的采购管理意味着您可以更高效，准确，更快地获得商品和服务。
花时间为采购建立参数和策略，可以定义明确的采购和批准层次结构，促进有效沟通，并最大限度地减少错误，复杂性和浪费时间。
定义高效的采购流程
每个公司和组织都可以从特定流程或规划的方式购买产品和服务中受益。最简单的是，采购流程（也称为采购流程或采购管理流程）是采购部门管理此任务的方式。
为了高效，良好的采购流程必须：
明确定义要获得的商品和服务的技术规范
清楚地定义参与获取这些物料的所有各方及职责矩阵
为请求、批准、处理和付款分配角色
为每一方提供明确的逐步说明，说明推进整个过程所需的行动。
定义并澄清意外情况、以减少和消除系统中的潜在瓶颈。
支持透明沟通，并为会计、采购和其他目的提供集中的记录管理。
古老的采购工具 – 笨拙的打印输出，用模糊的铅笔潦草书写的形式等等 – 使这个过程成为一个活生生的噩梦。但是，将您的采购流程与高性能电子采购软件相结合，可以更轻松地将最佳采购实践融入整个组织。
绘制成功的流程图
每家公司都有自己的具体方法和最佳实践，但所有有效的采购流程都遵循相同的基本工作流程，可以使用采购流程流程图对其进行可视化：
1.部门或个人通过提交采购申请PR来请求商品或服务
传统企业的采购申请PR可以通过电话，电子邮件，甚至通过传真或邮寄手写。使用电子采购软件，请求者可以仔细阅读预先批准的供应商提供的物料目录，或者，如果获得授权，则提交从新供应商处购买的请求。
2.请求将发送给直线主管经理，采购部门或其他授权方进行审批
在过去，这个阶段在采购周期中出现了第一个潜在的障碍，因为从不同的和分散的来源集合管理采购申请批准意味着一些较小的请求可能会被置于次要地位，甚至完全无法解决。借助现代化的软件解决方案，所有请求都会自动发送给相应的各方，并提供关键的采购需求背景信息，帮助管理层决定如何最好地利用与首选供应商建立的条款，以获得每次购买的最佳价值。批准方也可以拒绝请求，要么直接拒绝请求，要么澄清请求，或补充缺失的信息等。
3.已批准的请求用于创建采购订单
通常，买方负责向会计部门发送预算请求，以便他们可以验证资金是否可用于支付购买请求。通过在完全集成的电子采购套件中内置的明确角色，明确了购买限制和授权层次结构，大大简化了此过程。
4.采购订单PO直接链接批准的供应商
一旦他们收到批准的采购申请，买方就会将采购订单发送给预先批准的首选供应商。如果他们购买公司之前没有购买的商品和服务，或者需要寻找新的供应商，他们可以向供应商发送报价请求（RFQ），然后可以对供应商进行评估，根据供应商评估和选择矩阵的标准进行评分选择，并在获得批准后发送采购订单。过去，此过程中的这一点是另一个潜在的瓶颈，因为买方可能不知道给定产品或服务的首选供应商，或向已建立的供应商提交多个请求。集中，完全透明的采购流程通过消除混淆，防止重复报价请求以及自动向需要的各方提供重要信息来避免这些潜在的麻烦。
5.选择正确的供应商并发送订单
6.货物和服务收货GR
对于实物货物，将根据采购订单检查装箱单核对实物，以确保收到货物的物料代码、数量、质量等符合订单的要求。
7.发票验证
发票将发送到会计部门，会计部门根据装箱单（实物货物）和采购订单交叉核对发票，以验证是否正确及根据采购合同付款条件设置付款计划。利用自动双向或三向匹配的软件可以更轻松地批准发票，并确保付款快速准确。
8.付款处理完毕后，采购方会记录公司财务记录的已完成交易
使用电子采购软件，交易会自动记录，并可随时查看。将此信息放在集中式数据库中可使报告，预测和审计跟踪更易于管理。
数字采购流程的好处
如今，纸质文件已经完全不能满足快节奏且完全链接的商业世界。采购流程的数字化管理流程的建立及协同采购流程上的相关部门可以帮助您将简单的流程图转变为效率和价值的流动河流。
数字采购流程管理使您可以完全控制采购流程的所有阶段，所有信息都在一个集中的应用程序中进行保存，组织和维护，关键利益相关者可以快速做出明智的决策。
公司从自动化采购流程中获得的真正价值：
采购周期在所有阶段都得到简化和缩短
减少文书工作意味着减少浪费的时间，减少错误，提高生产力，减少生态足迹
集中，透明的管理提高了沟通，准确性和一致性。
可以建立和实施政策，而不必担心计划外的零星采购支出、现金流挑战或代价高昂的合同合规问题。
每笔交易都可用于审计目的，并提供最佳预测和报告。
使用采购绩效流程
从供应商付款到合同谈判，为您的组织构建最佳业务实践，将采购流程中的每个阶段找出浪费并节省时间和减少瓶颈，并获得更多价值。自动化消除了采购的痛苦。精心设计和有效实施的采购流程是高效采购管理的第一步，可满足您的特定业务需求并为您的公司带来真正的价值。
