采购风险管理及如何降低采购风险 Management Procurement Risks & How to Mitigate Them
每个人都有可能在个人生活中通过冒一两个风险获益。 如果我们都花时间一遍又一遍地做着相同的事情，用泡沫包装包裹并避免任何兴奋或危险的机会，生活会变得非常无聊。 但在采购中，可预测性和避免风险是有效和成功采购组织的标志。 如果您想为公司创造价值并降低成本，那么管理采购风险至关重要。
但是，在您可以降低采购流程固有的风险之前，您需要了解您遇到的问题。 花一些时间熟悉最常见的采购风险，以及如何控制它们，将使您走上正确的道路。
为什么控制采购风险至关重要
虽然采购职能最明显的作用是为组织获取商品和服务，但这只是采购的“内容”。 为了产生成本节约和附加值，“为什么”在风险和回报之间取得重要平衡 – 这是风险管理的基础。 每次购买，从铅笔到私人飞机，都会追踪一系列交易数据，并承担一系列暴露于风险的变量，包括供应商可靠性、产品质量、法律和财务合规性以及客户满意度/公司声誉。
由于它涉及各个层面的决策并且可能影响组织的每个部分，因此采购战略必须优先考虑风险缓解，以便最大限度地提高其效率和效率。
常见的采购风险类型
每个组织都是不同的，并非所有公司都会遇到任何给定变量的相同级别的业务风险。但是，一般而言，您的采购流程可能会面临以下潜在风险：
需求分析不足
如果您不知道自己需要什么，何时需要，或者谁能按时以最优惠的价格交付，您的供应链可能看起来更像是一堆错综复杂的灯泡。
您最终可能会以高于最优的价格购买太多，或不充分采购，或者采购了错误的商品和服务，并且没有良好协商合同提供的折扣和规模经济的好处。流氓支出可能是一个主要问题，缺乏有效需求分析管理的财务规划和采购战略将严重打击准确性。将预算与实际购买行为联系起来将很困难，并创建一个不完整的审计跟踪，从而使您面临巨大的财务风险。如果您提供的商品和服务的质量和可用性受到影响，这可能会损害您的盈利能力和获得竞争优势的能力，以及您与目标受众的声誉。
降低风险:数据和信息技术日益增长的重要性改变了我们从个人购物习惯到财富500强企业采购流程的各种方式。强大的采购数据分析工具将为您提供收集和分析所购商品的交易数据所需的工具，并允许您识别使用模式和其他信息，从而更轻松地制定更智能的采购策略并与您协商互利合同最佳供应商。
供应链管理不善
这个问题与不充分的需求分析密切相关。如果您没有集中、透明且易于使用的供应商评估方法，以及同样可访问但经过全面审查的请求、批准、采购和付款方法，那么管理供应链将非常困难。流氓支出将是一个无法避免的现象，您也将面临肆无忌惮的供应商的虚假行为和其他渎职行为的重大风险。您的员工可能会花费太多宝贵的时间来追踪发票或搜索条款和条件，从而使您面临延迟付款或重复付款的风险。
此外，如果未能使用关键绩效指标（KPI）审核您的供应商，您可以利用大量信息来消除冗余并与最佳供应商建立战略合作伙伴关系。您也不会因紧急情况而发生意外情况，您的供应商将无法获得为您提供特殊奖励或折扣所需的信息。
降低风险: 基于数据的采购解决方案使配置供应商门户和供应商评估和管理变得更加容易。 您可以跟踪供应商的绩效和问题，在需求发生变化时确定谈判机会，并通过将部分采购外包给可信赖的合作伙伴，设定系统的访问权限，从而显着降低成本。
您还可以通过为采购请求PR、批准和采购定义和分配角色来减少甚至消除流氓支出，并确保在按时（或早期）向供应商付款时获得最佳价格（包括折扣）。 将采购订单与发票和发货文件相关联的双重或三重检查文件将加快整个采购到付款（P2P）流程，确保您不会因额外工作时间而失去潜在的价值收益。
低效的合同管理
现代采购从业者认为合同不仅仅是简单的购买协议。合同是与分享您组织的理想和目标的供应商建立互利合作关系的战略机会 – 如果没有有效的方式来管理它们，您将牺牲成本节约并开展业务以解决合规问题。
降低风险：集中式文档库协助已批准的供应商和丰富的交易数据，可以转化为财务、营销和上层管理的报告，使谈判更加简单。您的法律团队的审核和批准意味着合同信息始终是准确和最新的，员工可以从预先批准的模板创建新合同，以便于审核和批准。
数据分析可以洞察新的采购机会，并帮助确保您和您的供应商遵守现有合同的条款和条件，同时帮助您在更新时规划更优惠的条款和条件。
欺诈和腐败
虽然一些风险是由于缺乏可用数据或无意识的低效率造成的，但其他风险既有意也有恶意。 具体风险包括发票欺诈、挪用公款和通过虚假记录保管盗窃。
分散和不透明的采购功能会阻碍您发现可能在风险分析期间弹出的红旗[警示]。
降低风险：清晰自动的采购功能，来自已批准和首选供应商的有限目录，以及带有文档交叉检查的完整交易信息，使潜在的欺诈者很难提交假发票或隐瞒腐败。 此外，每个交易的完整审计跟踪和完整记录的审批流程可以增加您的保护，同时更容易将非法行为扼杀在萌芽状态。
通过降低采购风险为您的采购提供动力
你所不知道的真的会伤害你，当涉及到风险缓解时，无知就是灾难。 通过将采用采购风险管理的采购解决方案作为采购计划的一部分，避免商业损失，声誉受损和竞争力受损。
