采购团队经常遇到困境采购情形，那么应对最艰难的对手我们需要做些什么呢？
以下是采购管理谈判代表常常采取行动的七种谈判技巧.
虽然供应链管理者现在可以使用各种电子采购和拍卖技术工具，但他们仍然在使用传统的谈判方式作为建立或调整业务关系的方式。
大多数高级采购专业人员都会同意这是处理联盟和战略供应商关系的首选方式，这些供应商关系占供应链支出的很大一部分。
在代表财富100强企业多年的主要谈判中，以及在谈判最佳实践的企业和采购谈判培训方面，我对典型的供应商谈判团队与其采购对手的准备水平印象深刻。
很明显，这些供应商的团队正在花时间来研究他们能想到的所有可能性。 桌子另一边的团队？ 没那么多。
发明家托马斯爱迪生曾经说过，“一个天才只是一个做足了功课的人才。”
许多谈判专家远见地指出，在谈判过程中花费的总时间的75％应该花在谈判准备工作上， 理想情况下应包括重要的任务，例如征求和评估供应商提案，谈判策略的开发以及得到高级管理团队的认可。
任何人都不应低估获得高层管理人员和受谈判影响的商业团体负责人支持的重要性。
有时需要花费大量时间和精力才能让利益相关者认同谈判策略，但如果不这样做会损害谈判团队的执行能力。
寻求和评估供应商的提案，所以竞争性询价/寻方案/RFx是最佳采购战略的一部分，供应链管理团队的优势在于从已知的角度开始谈判。 RFx流程还可以为团队提供有关供应商公司的重要的有价值信息。
与此同时，必须为谈判制定明确的战略。该战略应正式确定与供应商要解决的主要和次要目标。它应识别为每个确定可接受的解决方案范围，
例如最大可支持解决方案[MSS]和最不可接受的解决方案[LSS]，以及明确确定“谈判协议最佳替代方案”[BATNA] .
这些都采购谈判的基础知识。 事实上，准备工作应该更进一步。 本文的其余部分将介绍七种谈判准备技巧，这些技巧可以使采购团队能够一次又一次地获得预期的谈判表现。
让我们依次看下每种技巧:
技巧1：让您的团队熟悉供应商的公司
虽然我和我的同事通常会根据他们可以在谈判中使用的最佳实践来培训公司采购团队，但我们有时会针对同一主题培训财富500强销售团队。我们已经认识到，普通销售团队如果他们对对方[采购团队]了解的比别人多，通常会进入并取得一个高价值的谈判结果。
这是最近的一个记忆。一家医疗集团组织的100人采购小组的负责人最近告诉我，在他的团队与主要供应商谈判休息期间，他注意到供应商的一个谈判团队成员已经将他们的皮革笔记本打开了，在公开的页面上打印了每个医疗集团公司的谈判团队成员的个人资料，知道对方“喜欢”和“不喜欢”等要点，以及每个人使用的权重。这位采购主管承认，对方的销售团队对谈判的准备比他自己的团队更为充分。
采购团队没有理由不在谈判活动之前花一些时间收集供应商相关信息如供应商的网站信息，这种易于访问的信息通常会提供有关供应商各种产品线，运营设施，经营计划，公司历史等的详细信息。
大多数供应商网站还有一个名为“新闻稿”的页面，可以帮助您的谈判团队了解影响供应商的重大事件。
该网站可能还会列出供应商重要客户的一些名称;花在百度、Google或LinkedIn上短暂的时间通常可以获得意想不到的信息。
花半小时阅读供应商的年度报告[当然，假设该公司已公开上市]也不是很繁琐。该文件不仅提供了对采购团队有利的重要财务信息 – 从盈利能力到债务负担再到收入增长 – 但它还可以揭示有产能、及业务扩张…等的经营计划。
在一个案例中，在供应商的年度报告中发现的一个事实数据为即将到来的谈判提供了宝贵的情报，使我能够随着时间的推移为公司节省2500万元。
使用本公司的财务或销售部门可能已经拥有的有关供应商的信息也是很常有帮助的。这可能包括供应商财务稳定性信息，主流分析机构的分析报告，本公司执行委员会等订阅服务的公司或行业分析信息。
技巧2：了解供应商的议程
采购谈判团队甚至可以在谈判开始之前收集有关供应商团队及其谈判战略的宝贵信息。我们发现通过电子邮件向供应商的团队负责人发送电子邮件非常有用，我们的团队可以自愿编写书面议程，分发给所有参与者并请求两组关键信息:
供应商谈判代表供每个人姓名，职务，电子邮件地址和电话号码
供应商希望讨论的问题清单
通过将这些信息与您自己团队的信息相结合，您就可以准备书面议程。
这个“发现”阶段带来了几个好处。
首先，您事先会知道供应商组织中的哪些人将参与谈判。例如，了解供应商团队的成员的DiSC性格特点是非常有用的。
通过此预先通知，您可以安排让您的相关人员参加会议。
此外，通过预先收到供应商想要讨论的问题列表，我们可以提前评估、分析供应商关心的问题，也就是供应商的谈判目标清单，提前做出预案。
采购团队可以通过一种能够在谈判中获得力量[Power]的方式对所有谈判问题进行排序，更加符合逻辑地解决关键问题，并更容易推动谈判朝着有利于买方的结果迈进。
重要的是，预先提问还会让供应商了解您团队议程中的问题，这样他们就会为这种互动做好准备;
他们就不会轻易说：“对不起，我们今天不准备讨论这个问题。”
技术3：了解供应商的谈判团队人员
既然您已经有了可能位于桌子另一侧的人员名单，那么在亲自与他们会面之前尝试了解这些人员非常重要。
信任需要时间来赚取，你越能提前建立关系和沟通基础，你就越有可能赢得信任。
美国联邦调查局聘请了有才华的分析师向他们描述了他们想捕获和逮捕的罪犯的详细资料。同样重要的是，熟练的采购谈判者应该描述谈判对手的行为，性格类型，气质和学习方式。这应该在关键谈判开始之前做好，并且可以对您的团队如何处理供应商代表产生巨大影响。
和对方开始沟通的时候，可以是了解电话的说话语气、语速、音调…
面谈时的神情、行为…
有很多方法可以了解你的团队将要握手的人的个性,如去LinkedIn这样的社交网络…
在那里，你可以很快了解他们的教育背景，年龄，他们住的地方，他们工作的公司，他们的职业兴趣所在，他们在业余时间做什么，什么运动他们关注的团队等等。
然后根据DiSC性格分析工具进行归纳总结…
如果另一方是现有供应商，那么在重要谈判前几个月与公司的一个或多个执行团队会面是非常宝贵的。会议可以作为典型的供应商关系审查的一部分进行，也可以设置为休闲商务午餐。
另一种方法是战略性地询问供应商的销售代表或客户服务人员，了解相关人员的DiSC人格类型和管理方式。只要谈判不是在不久的将来，他们通常会很乐意提供这些信息。
一旦获得了这些关键信息，谈判团队将有权以更具创新的方式与他们打交道。
技巧4：查看供应商的绩效历史
有一种古老的表达方式表明，那些不记得过去的人会因为重蹈覆辙而被谴责。虽然这可能不完全正确，但它强调了评估买方和供应商之间过去关系的重要性。在谈判时，有关供应商过去业绩的信息非常有价值。
假设公司有一个良好的供应商管理计划，那么审查对方的绩效记录和记分卡应该相当简单。和您的组织中与该供应商建立早期关系的任何人进行面谈也非常有用，因为他们可能对谈判方法提供有用的建议。他们还可以提供有关供应商组织绩效历史的有用信息。
几年前，我们公司帮助一家大公司重新谈判一项重要的外包技术服务。这是一个独家采购情形，因此我们的谈判团队没有什么影响力。该公司的管理团队警告我们，供应商已在与其他客户所有之前的续约合同中成功提高了价格。
果然，供应商在我们进入谈判会议之前通知了公司成本增加。看到我们将面临的挑战，我要求我们的团队与他们一起审查供应商的历史表现。
一个关键指标是供应商的历史绩效表现水平为95% – 这是我们对正在接受我们能力开发和培训的公司所接受的水平。我们对供应商发布的营销材料的调查显示，他们表示大多数客户的同一指标的性能水平为98％至99％。
因此，当我们进入谈判时，我们采取了不同的方法：我们表示我们同意适度的费用增加，但没有接近供应商提出的建议，供应商的团队有些惊讶。
后来，我们告诉他们，如果他们提供了交付给其他客户的99％的水平绩效表现，我们公司只会支付他们建议的费用水平。任何不足都会引发分层处罚。具体而言，对于每月绩效下降百分之一，我们坚持将总费用减少3％。
供应商不情愿地同意了。两年后，他们的绩效表现仍未达到承诺的水平。在那段时间里，我们的客户公司已经节省了12％的成本。
技巧5：选择并准备你的谈判小组
采购谈判团队的每个成员都应该为重要的一天做好充分准备。但根据我们的经验，许多采购谈判代表仍然改变这一基本原则。
基本步骤是确保采购谈判团队根据谈判目标需求有合适的人员参与。理想情况下，他们应该是一直在做谈判准备的跨职能采购团队。他们应该对导致谈判的历史及其目标有一个共同的理解。
应根据谈判团队的领导和谈判能力选择或排除谈判团队成员。您的团队必须由决策者组成，他们涵盖待讨论的可接受要素的范围。
我们提到应该排除错误的团队成员。让我们面对现实：有些员工真的不应该成为谈判团队的一员。可能是总是设法围绕采购工作的高级经理，或者是与供应商的副总裁之一关系友好的工程总监，或者它可能只是经理但总是屈服于其他人的请求。
一家集团公司希望更换2000多台多功能设备，复印机，打印机，传真机，扫描仪和其他数字办公设备。采购团队已经完成了战略采购流程，并将采购范围缩小到领先的几家竞争者，并被邀请到集团公司总部进行为期一周的谈判。
不幸的是，集团公司的一位高级信息技术专业人员陷入了技术人员难以抗拒的供应商所设置的陷阱。
观察到这一点，我的团队建议，如果分成专注于技术，商业条款和定价以及法律合同条款的各个分小组，不同的小组负责不同的谈判目标，这个谈判团队可能会更有效。
技术人员只被分配给技术团队，结果该集团公司通过战略性分层谈判实现了每年节省了500万元的目标。
根据采购谈判目标组建团队，然后有必要根据谈判目标和DiSC性格类型分配责任。 当然，每个人都将被选中以履行其组织职责，但每个人都必须分配额外的职责，以促进团队的顺利运作。
例如，应指派一个人做笔记。 因为应该自愿创建议程的采购团队，它也应该是准备和分发会议记录的那个团队，反映购买组织对谈判让步的仔细记录。
可能会指派另一个人执行财务计算，可能使用Microsoft Excel工作簿，该工作簿可以使用简单的单元格条目重新计算TCO总体拥有成本。
其他人的任务可能是观察和报道对方团队展示的肢体语言，或注意哪些对手正在做笔记，以及注意力度。
技巧6：排练非语言信号
如果您孩子的足球或棒球教练能够与年轻球员成功沟通和排练手势，您的谈判团队也可以。简单的非言语线索在谈判期间可能是一笔巨大的财富。
至少买方的团队需要了解在他们的核心谈判团队之间何时停止谈话，或何时改变讨论的方向，或何时休息一下。信号不需要戏剧性或夸大;它们可以像点击或点击笔，触摸耳朵或关闭笔记本一样简单。
静音或振动设置的移动电话也可以小心使用以传输短文本消息。但重要的是要注意避免在谈判过程中出现让多人阅读或打字境况。
没有预先安排好的信号 – 并且在会议之前很好地排练它们 – 会增加在对方组织面前沟通的风险，或者采购团队将失去力量[Power]、方向或显得杂乱无章。
您不希望处于这样的情况：您的最后手段是踢桌子下的同事以阻止他或她分享机密信息。
技巧7：制定并完成谈判战略开发工作表
谈判小组应该在与对方会面之前完成一个结构化的战略制定过程。该过程可能涉及审查或创建许多分析页面，通常可以在简单的谈判策略表中进行总结。
观察一些没有以书面形式阐述谈判策略的采购谈判专业人士，真是令人惊讶。对谈判事件的关键要素或目标稍微混淆可能导致团队成员在错误的时间说错话。
正如军队或体育团队以图形方式阐述其战略一样，采购谈判团队需要以书面形式制定其战略，以确保采购团队成员的充分理解和支持。在谈判工作表上总结战略也可以帮助团队在进入谈判室之前审查其目标。
在任何情况下，您都不应该让对手看到您的摘要表或计划材料。我坚信，每个销售人员都会在很早的阶段就如何阅读颠倒的文本。我在采购谈判方面的经验也教会我在桌子上阅读倒置的文件。
那么，什么可以让工作表可用但另一方不会看见的最佳方法？到供应商的网站，复制其LOGO到Microsoft Word文档的中间，将页面标题为“与ACME Corporation协商”，然后将文档装订在谈判策略工作表和支持文档的前面。
供应商会惊讶于你们公司比其他客户更认真地对待谈判。您的团队的机密信息将受到保护。
像iPad这样的电子工具可用于显示策略信息。但同样重要的是，团队成员不要专注于他们的电子设备而不是参与谈判本身。
成功进入准备好的阶段
当高价值合同和供应商的合作关系很重要时，准备得更充分的公司将会自信地进行困境谈判，并且结果非常有利于它。
重要的是，这种信心和结果必将到来，因为你花了很多时间和精力来准备，成功只会眷顾有准备的人！
因为过度自信而缺乏事前准备的谈判是冒险的，是不负责任的，低估供应商谈判团队的能力同样危险。
亚伯拉罕·林肯曾经说过：“如果我有八个小时的时间砍伐一棵树，我就会花六个时间来削减我的斧头。”这些都是赢得每个战略采购谈判至理名言！