如何才能获得采购管理领域必备的分析能力？首先对采购业务流程的深刻理解和洞察是各种采购分析方法和模型成功的关键。这并不仅限于IT部门，而是需要由采购部门主导，通过跨部门的协作共同完成。在当前的商业环境中，技术的进步在不停地影响着商业模式的改进。从物流到生产、从财务到人力资源，企业中各个部门已经开始采用各式各样的IT系统来支持自己的业务。这些IT系统在帮助各部门更高效、更准确地完成相应的业务流程的同时，也为企业创造了新的财富：数据。
大数据分析在采购部门的作用
大数据的广泛应用的原因：
1.企业的产品生命周期在不停地变短，用户需求的多样性也在不停地增加
这些新的需求要求现代企业能在短时间内对复杂问题做出更迅速、更准确的反应。
2.技术的进步显著降低了使用大数据分析的门槛
新一代的存储技术、数据处理技术使企业能用很低的成本去储存和分析海量的数据。例如现在只需要几百美元即可存储中国国家图书馆中的所有信息，这在几年前是不可想象的事情。
今天，在全球60%以上的来自众多行业且规模各异的公司都依赖大数据分析来获得竞争优势。根据《麻省理工斯隆管理评论》和SAS研究所的一项调查，这一数字较两年前增长了80%，而且该数字仍将继续增长。因为很多公司都已经开始了解大数据分析的潜力，并且开始对其加以开发利用。
现实中也不难发现大数据分析在采购部门中的广泛应用。例如企业会跟踪原材料市场的价格波动，依靠先进的分析模型和预测方法来对冲市场风险；在标书中定量地收集一些成本参数来发掘供应商的真实成本，以此来更好地帮助其进行谈判；甚至会看到采购部门运用复杂的优化模型来找出成本优化和业务需求之间的平衡点。
更广泛地讲，现代的供应链已经变得越来越复杂：产品的多样性越来越高，市场的波动性越来越强，外部因素对供应链的扰动也越来越多。这使得企业很难有效地将有限的资源在供应链中合理地分配。使用新的分析方法能使采购部门发挥更大的战略功能，以优化企业资源在各个环节中的分配。
这些新的分析方法也能帮助采购部门更广泛地参与到企业整体战略的制定，以及跨部门之间的产品开发、质量控制、风险管理中去。例如采购部门可以利用他们对现有供应商和市场的深入了解，通过预测模型对新品设计和生产的供应商提供建议。
大数据分析的可观收益
对于大数据分析的应用基本可以被分为描述性的和预测性的。描述性的分析是对之前发生的商业行为进行深入的研究和探索。其分析结果主要回答“我们之前具体是怎么做的”。这个问题的答案通常能帮助相关部门发现改进的机会。而预测性的大数据分析注重于对未来的预期和现有流程优化。其一般会通过比较复杂的分析模型来直接回答“我们以后应该怎么做”（见下左图）。
描述性大数据分析在采购领域的应用案例
近期使用描述性分析帮助一家跨国快速消费品公司优化其国内的市场费用。通过对公司以往财务和采购数据的分析和整合，发现了上亿元的采购成本优化机会。
初始状况
这家快速消费品公司的采购部门在各个区域之间独立运营。所以每个地区的采购流程、品类定义和供应商等都不完全一致。由于这种非集中式的采购管理形式，集团公司难以准确跟踪各个品类的财务支出，更勿论对品类进行采购管理或优化了。不仅是运营流程纷繁复杂，所有相关信息也都分散在各个区域的财务、市场和采购系统中。这些信息不仅在结构和内容上不尽相同，对费用的核算形式在不同部门中也会因为税率或者报账日期不同而有显著区别。
当然，手工梳理这几十万条财务和采购数据不是一个很有效的方法。重新设计业务流程、升级IT系统，不仅需要大量的投入，也会降低公司管理的灵活性。为此，依托其全球大数据分析能力为客户迅速设计了一套大数据分析工具。这个基于数据挖掘方法的工具不仅能整合分散在各个部门、各个区域的花费，还能对每一笔费用自动进行采购品类划分、供应商整合等分析。利用这个工具，只用了短短几周的时间就清晰地梳理清楚了集团公司在各个区域、各个品类的花费，以及其供应商的相关情况。以此建立的费用分析魔方使这家快速消费品公司能通过不同维度对各类费用进行综合的分析和比较（见上右图）。
清晰的费用透明度为企业带来了巨大的收益
首先，清楚的供应商情况使这家企业可以对之前各区域分散管理的供应商进行整合和优化，这不仅能降低采购成本，也增加了其供应商的管理能力。例如之前这家公司在各个区域有超过150个促销活动代理商，其中20多家占到了全部费用的80%，而只需要其中不到10家就可以覆盖所有区域。仅仅通过供应商之间报价的不同就已经能为这项支出节约7%-8%的成本；
其次，对各个区域采购产品标准的分析使我们能对其进行标准化设计。这不仅能节约成本，降低供应链管理复杂度，还能加快采购的周期；最后，清晰的品类花费也能增强对采购产品整个生命周期的管理。以装饰材料为例。之前每个区域供应商负责设计、制作、最后施工的每个步骤。这样不仅周期比较长，而且质量也难以控制。改进后的方法是集团公司把设计集中外包给一家供应商，而制作和实施的供应商可以由区域自主决定。通过以上几种方法，集团公司的整体采购成本降低了8-11%。
更有意思的是，采购部门通过这个项目展示出来的分析能力也使其更广泛地参与到公司整体战略的讨论中。例如清晰梳理的采购支出情况使其能更好地参与公司品牌战略和渠道战略讨论，并建议以配合各项促销项目的活动设计、周期规划以及活动的后期评估。明确每种支出性质的花费不仅能使企业更好地控制费用的支出(例如明确限制对客户的折扣费用不能超过销售额的2%等 )，也能增强其风险管理能力(例如在优化前这家快速消费品公司对每个客户的折扣比例存在显著的差异，如果出现客户间的并购，或者客户的销售人员从一家跳槽到另外一家的情况，将很难控制折扣费用的整体支出 )。最后当费用支出和相应的销售情况挂钩之后，这家公司即能清晰地看到每个品牌、每个渠道、每个区域的投资回报率。这也能使其更好地分配资源，以优化整个系统的投入产出比(见图3)。通过这几个方面，这家快速消费品公司重新设计了其促销管理和客户管理的相关策略，并对系统内的资源配置基于投资回报率进行了优化。这不仅为企业节约了上千万美元的采购成本，还使其市场费用的整体投资回报率显著提高。